Communicatie in je team verbeteren

Door Thijs 23 mei 2017

Je kunt niet niet communiceren. Huh?!?

Ja zeker, je leest het goed. Je kunt niet “niet communiceren”. Dat is wat Paul Watzlawick, een van ’s werelds meest vooraanstaande communicatiewetenschappers, ons leerde op de universiteit. “Het is onmogelijk om niet te communiceren.” Alles wat je doet, ook ‘niets’ doen, heeft invloed.

Ieder gedrag is een vorm van communicatie. Omdat er niet zoiets bestaat als anti-gedrag, is het onmogelijk om niet te communiceren. Hij leerde ons overigens ook dat iedere communicatie zowel iets op de inhoud overbrengt, als op betrekkingsniveau (zeg maar wat je erbij voelt of tussen de regels hoort, ‘de ondertoon’) en bijvoorbeeld dat storingen in de communicatie altijd voorrang hebben op de inhoud, maar dat gaat voor deze cursus wat ver.

Voor nu handig om te onthouden, is dat alle gedrag communicatie is, en dat het bij communicatie belangrijk is om er samen geregeld over te praten.

De 4 niveaus van communicatie

Even wat theorie achter communicatie. Communicatie kent verschillende lagen. Het uitwisselen van emoties zit bijvoorbeeld op een ‘diepere laag’ dan het bespreken van projectdetails. Als we met elkaar in gesprek zijn, lopen deze lagen door elkaar. Communicatie wint aan effectiviteit als je storingen op diepere lagen oplost.

Er zijn vier niveaus van communicatie:

  1. Inhoud
  2. Procedure
  3. Interactie
  4. Emotie

De inhoud van het gesprek is het onderwerp waar het overgaat. De procedure van het gesprek zijn de regels en afspraken: veiligheidsmaatregelen die je met elkaar overeenkomt. De interactie van het gesprek beschrijft hoe de gesprekspartners met elkaar omgaan. Dit zijn de ongeschreven gedragsregels. De emoties van de gesprekspartners geven kleur aan het gesprek.

Teamontwikkeling werkvorm 8: 4 niveaus van communicatie

Inleiding

In veel team-overleggen wordt vooral gecommuniceerd over de inhoud. Logisch, er moet tenslotte veel besloten en besproken worden. Maar naast de inhoud zijn er nog drie communicatieniveaus: de procedure, de interactie en de emotie. Voor een effectief teamoverleg is het van belang dat je de verschillende niveaus herkent en dat je als team in staat bent op elk van deze vier niveaus te communiceren. In paragraaf 6.2.1 lees je meer over de 4 niveaus van communicatie.

Doel

Communicatie effectiever maken door te leren communiceren op de 4 niveaus.

Wanneer inzetten

Gebruik deze werkvorm als de communicatie vastloopt. Als discussies alleen maar over de inhoud gaan en niet leiden tot effectieve besluitvorming. Deze werkvorm is ook nuttig als er onuitgesproken irritaties zijn.

Instructie

Stap 1: Deel een paar dagen voor de teambijeenkomst de Checklist ‘4 niveaus van communicatie’ uit. Vraag iedereen de checklist te bestuderen.

Stap 2: Wijs 1 of 2 observatoren aan die bijhouden op welke lagen de vergadering zich afspeelt.

Stap 3: Houd met elkaar een ‘gewone’ teamvergadering. Wees duidelijk dat het doel van deze vergadering tweeledig is. Enerzijds is er de reguliere vergadering, anderzijds is er het doel om met elkaar te leren.

Stap 4: De observatoren onttrekken zich aan het inhoudelijke gesprek. Zij turven het aantal communicatie-uitingen per niveau.

Instructie voor de observatoren: Als iemand iets zegt over de inhoud van een project, dan turf je I bij Inhoud. Als iemand voorstelt om de vergadering te stoppen voor een koffiepauze, turf je Procedure. Als iemand zegt dat er te veel door elkaar heen gepraat wordt, turf je Interactie en als iemand vertelt dat hij boos is, turf je Emotie.

Stap 5: Halverwege de vergadering neem je 15 minuten de tijd om de tussenstand te bespreken. De observatoren delen de scores per niveau.

Stap 6: Bepaal aan welke niveaus je als team meer ‘spreektijd’ wilt besteden. Als er bijvoorbeeld onuitgesproken irritaties in de groep leven (emotieniveau), beslis dan samen dat je meer aandacht aan het emotieniveau wilt besteden.

Stap 7: Vervolg de teamvergadering en pas jullie goede voornemens toe. De observatoren gaan door met turven.

Stap 8: Evalueer nu na elk agendapunt of het lukt de goede voornemens in praktijk te brengen en stel je voornemens eventueel bij.

Stap 9: Bepaal samen aan het eind van de vergadering hoe je als team de goede voornemens in de dagelijkse communicatie gaat vasthouden.

Materiaal Checklist ‘4 niveaus van communicatie’.

What’s next

Als je dan op een prettige manier met elkaar omgaat en daarin ook nog goed met elkaar communiceert, is een goede basis gelegd voor afspraken maken die mensen ook echt uitvoeren. Daar gaat de volgende blog over.

Ben je opzoek naar meer werkvormen die je met je team kunt doen (en wil je niet wachten op de komende nieuwsbrieven), bekijk dan eens ons boek Tools voor Teams. Hierin vindt je een handleiding en 50 direct inzetbare werkvormen om je team een flinke boost te geven.

Bekijk boek Tools voor Teams

Zelf aan de slag!

Deze werkvorm kun je gewoon vandaag nog zelf inzetten om met je team een inspirerend moment te hebben. Wil je echter eerst een helder beeld van wat jouw team precies nodig heeft? Vul dan gratis onze TeamQ vragenlijst in en je krijgt een beeld van hoe jij jouw team scoort op de 4 dimensies.

Veel succes met het ontwikkelen van je team(s)!

Inspirerend? Deel dit bericht!

Probeer TeamQ Gratis

Wil jij jouw team zelf ontwikkelen?
Start met het invullen van een gratis TeamQ!

Samenwerking tussen teams verbeteren ?

Door Willem Nooij 29 maart 2018

Verder lezen